Patrimonio: Lessons learned from Day 1 / Lecciones aprendidas en el primer día

by/por Mona Jimenez

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The process of orientation to the first day’s film inspection tasks was a lively exchange and showed the flexibility of all involved. The expert staff from Fundación Patrimonio Fílmico Colombiana shared their process of ‘verification’, whereby the results of the technical inspection of the film, the credit information and descriptive content are all captured on one form. The process of data entry of the information is handled by other staff.

El proceso de orientación para la inspección de película realizado durante el primer día fue un intercambio animado que mostró la flexibilidad de todos los participantes. El experto equipo de la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano compartió con nosotros sus procesos de “verificación”, a través del cual capturan en un formulario los resultados de la inspección técnica de la película, la información de créditos y la descripción de contenidos. El proceso de ingestión de datos al sistema computacional es manejado por otro equipo de trabajo.

The form had been partially translated by the APEX Colombia team while inspecting the Katina Film Collection in New York in late May. (The Katina Collection was a collection found with a film distributor in New York, inspected by the team, packed up and sent to Patrimono.) Kimberly Tarr also created a ‘cheat sheet’ of audiovisual terms in English and Spanish before the trip that was copied and provided to each APEX team member.

Dicho formulario fue parcialmente traducido por el equipo de APEX Colombia mientras se realizaba la inspección de la Colección Katina en Nueva York a fines de Mayo. (La colección Katina fue encontrada en la casa de un distribuidor de película en Nueva York, y fue inspeccionada, empacada y enviada a Patrimonio por el equipo APEX). De igual modo, Kimberly Tarr creó antes del viaje una “hoja de ayuda” que incluía diferentes términos usados en audiovisual en inglés y español, distribuido a los miembros del equipo APEX.

Rito Torres Juana Suarz Hernando Gonzalez and Pamela Vizner work to clarify instructions on inspection form

In going over Patrimonio’s form, the APEX team realized that there could be multiple interpretations of the information to be captured (‘what is correct way to record the pietaje (film length?’). Also, not all of the terms on the form had been translated ahead of time. Walter Forsberg made a sensible suggestions at this point – that each group could learn much from the demonstration by their Patrimonio project leader on their process of inspection and recording. In that way, the questions would arise and be answered.

Después de revisar el formulario usado por Patrimonio, el equipo APEX se dio cuenta de que podia haber varias interpretaciones de la información recogida (“¿cuál es la forma correcta de registrar el pietaje?”). Asimismo, no todos los términos en el formulario habían sido traducidos previamente. Walter Forsberg hizo varias sugerencias razonables en torno a este punto – cada grupo podia aprender muchísimo de la demostración hecha por el miembro de Patrimonio líder del equipo con respecto al proceso de inspección y registro de la información. De esta manera, las preguntas que surgieran serían respondidas.

Soon a question was raised about how to record the content of the films. This led to Rito Torres, Technical Director of Patrimonio, providing an example of a filled-out form, indicating exactly what technical and content information should be recorded. After a few minutes, it became clear that rather than answering questions multiple times, everyone could benefit from clarification. Juana Suárez called the whole group together and she and Rito went through the entire form, noting the exact way each piece of information should be recorded.

Pronto surgió una pregunta con respecto al contenido de las películas. Esto llevó a Rito Torres, el Director Técnico de Patrimonio, a dar un ejemplo de un formulario ya llenado, indicando con exactitud qué información técnica y de contenido debía ser registrada. Después de algunos minutos, se vio claramente que en vez de responder la misma pregunta muchas veces, todos podían beneficiarse de las explicaciones. Juana Suárez reunió entonces  a todo el grupo y junto a Rito repasaron todo el formulario, identificando la forma exacta en la que cada trozo de información debía ser anotado.

Alejandro and Kelly looking at film

In the end, the groups seemed to use a combination of approaches as they began to work together. Alejandro Pulido/Walter Forsberg’s group observed Alejandro’s process first. Not all of the APEX team was experienced at winding film while using a synchronizer, so Alejandro assisted while Kelly Haydon and Erica Titkemeyer practiced with the 35mm film. Stefan Elnabli/Hernando González’s group was working on historic newsreels, and they had to verify and/or correct information from an older intake form; thus, Hernando’s instructions included explanation of the archive’s ‘interpretación de códigos’, their shorthand for various acronyms and numbers used in conjunction with intake and inspection forms. In Kimberly Tarr/Jorge

Ávila’s group, Dan Erdman started the process of inspection of the 16 mm films and Jorge looked on, giving instructions and answering questions as they came up, while other group members filled out the form.

Finalmente, los grupos utilizaron una combinación de estrategias cuando comenzaron a trabajar. El grupo de Alejandro Pulido/Walter Forsberg primero observó el proceso de Alejandro. No todos los miembros del equipo APEX tenían experiencia rebobinando películas usando un sincronizador, por lo que Alejandro ayudó mientras Kelly Haydon y Erica Titkemeyer practicaban con las películas de 35mm. El grupo de Stefan Elnabli/Hernando González trabajó en noticiarios históricos, por lo que tenían que verificar y/o corregir información de otros formularios más antiguos; así, las instrucciones de Hernando incluían la explicación de la “interpretación de códigos” del archivo, el significado de varios acrónimos y números usados en conjunto con dichos formularios. En el grupo de Kimberly Tarr/Jorge Ávila, Dan Erdman comenzó el proceso de inspección de películas en 16mm mientras Jorge observaba, dando instrucciones y respondiendo preguntas a medida que surgían, mientras otros miembros del equipo llenaban el formulario.

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Soon the APEX team was working on five rewind stations, several people were running a flatbed viewer and one person had set up at a Nagra ¼” audio recorder/player. The content ranged from audio and 16mm production elements for 1970-1980s ethnographic films concerning the Yurupari; outakes from Teletigre newsreels from the 1970s, and 35mm films produced by Panamericana. Films were inspected and spot-cleaned, perforations were repaired, tape residue was cleaned off, and splices were re-done. Audiotapes were listened to and summaries of content were recorded; initial film information was verified and their content was recorded. Brief 16mm newsreels were combined together onto cores.

Poco después de comenzar, el equipo APEX ya trabajaba en cinco estaciones de rebobinado, varias personas usando un reproductor plano y una persona trabajaba con una grabadora/reproductora de audio de ¼” Nagra. Los contenidos iban desde audio y elementos de producción en 16mm de películas etnográficas de 1970-1980 en la colección Yuruparí; descartes del noticiario Teletigre de la década de 1970 y películas en 35 mm producidas por Panamericana. Las películas fueron inspeccionadas y limpiadas en varios tramos, se hicieron reparaciones de perforaciones, se limpiaron residuos de cinta y se repararon empalmes. Se reprodujo y extrajo información de las cintas de audio; se verificó la información inicial de cada película y se registró su contenido. Los noticiarios cortos en 16mm se combinaron y almacenaron en núcleos.

2013-07-13-mona-typingMona Jimenez

Lessons learned from Day 1/Lecciones aprendidas en el primer día:

  • There is no way to prepare for every eventuality! The beginning of a session can be a little chaotic, but that is a given; patience is required on all sides. Each group will follow its own process, but it’s important that have an opportunity to learn from each other, and the whole group may need to reconvene every once in a while to get on the same page.

¡No hay ninguna forma de prepararse para cada eventualidad! El principio de cada sesión puede ser algo caótico, eso se da por hecho; en ambos frentes se requiere de paciencia. Cada grupo seguirá su propio proceso, pero es importante tener la oportunidad de aprender mutuamente, y todo el grupo deberá reunirse de vez en cuando para estar en el mismo renglón.

  • The identification of an APEX leader (Juana) and leaders (Walter, Kim and Stefan), as well as the Patrimonio project leaders (Hernando, Alejandro and Jorge) was very important and effective, as each person brought much to the workflow. The Patrimonio experts provided the necessary information about their daily process, the APEX leaders assigned tasks and facilitated flow, and each group had a Spanish speaker assigned to their project. Juana and APEX Faculty Advisor Mona Jim´nez kept an eye on the overall process, making sure all groups had any new information discovered by another.

La indentificación de un líder en APEX (Juana) y líderes de grupo (Walter, Kim y Stefan) como de los líderes de cada proyecto en Patrimonio (Hernando, Alejandro y Jorge) fue muy importante y efectiva, puesto que cada persona aportó mucho al flujo de trabajo. Los expertos de Patrimonio contribuyeron la informacion necesaria sobre sus procesos diarios de trabajo; los líderes de APEX asignaron tareas y facilitaron los flujos de trabajo, y cada grupo tenía un traductor asignado. Juana y la profesora guía Mona Jiménez se mantuvieron atentas a todo el proceso, asegurándose que todos los grupos estuvieran informados de cualquier información nueva descubierta por otros grupos.

  • While an inspection sheet may be translated, there will always be local interpretations of certain terms, or standard ways of entering terms. For example, one archive might have a scale of 1-5 for condition, where 1 is a pristine print, and 5 is severely degraded; another may have the opposite scale. If an archive has written instructions for each part of the form, all the better. If not, some time will be needed on the first day to go over the archive’s unique methods.

 Al momento de traducir formularios de inspección, siempre habrá interpretaciones locales de ciertos términos, o formas estándares de registrarlos. Por ejemplo, un archivo puede tener una escala de 1-5 para describir la condición de la película, donde 1 es una copia prístina y 5 es una copia severamente degradada; otro archivo puede utilizarla de manera inversa. Si un archivo tiene instrucciones escritas para cada parte del formulario, mucho mejor. Si no, se necesitará algún tiempo el primer día para revisar los métodos únicos usados por el archivo.

  • Every team member should bring their own copies of any and resources provided before the session, like the cheat sheet for audiovisual terms (even if they don’t expect to be speaking Spanish!) It’s a good idea to have a few extra copies on hand, as it is also a good resource for our hosts. Making copies was not a big problem, but it did involve some steps (scanning and printing); the same capabilities may not exist at all sites.

Cada miembro del equipo debe traer sus propias copias de cualquier material entregado antes de la sesión, como la “hoja de ayuda” para términos audiovisuales (¡aunque no planeen hablar español!) Es una buena idea tener algunas copias extra a mano, puesto que es un buen recurso para nuestros anfitriones. Hacer copias no fue un gran problema, pero requirió de algunos pasos previos (escanear e imprimir); en otros sitios pueden no existir estas posibilidades.

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